lektronische Registrierkassen müssen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, besagt das „Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“. Damit soll verhindert werden, dass Aufzeichnungen unbemerkt gelöscht oder geändert werden, um systematisch Steuern zu hinterziehen. Was gibt es für Vereine diesbezüglich zu beachten?

Regelung zu elektronischen Kassen

• Eine generelle Registrierkassenpflicht gibt es nicht. Vereine können weiterhin z.B. bei Vereinsfesten eine offene Ladenkasse nutzen. Notwendig ist hierbei der tägliche Kassenbericht.
• Wer bereits eine elektronische Registrierkasse führt, hat diese zwingend nach den Vorgaben des §146a AO einzurichten

Zertifiziertes Sicherheitssystem

• Seit 2020 müssen Registrierkassen mit zertifiziertem Sicherheitssystem geschützt sein.
• Nach Technischen Richtlinien zertifizierte Produkte werden auf der Internetseite des BSI veröffentlicht.
• Sicherheitssystem umfasst Sicherheitsmodul (Protokollierung und Sicherung aller Eingaben), Speichermedium (Speicherung aller Daten über relevante Frist) und einheitliche Schnittstelle (Daten können zur Prüfung an Finanzamt übertragen werden).
• Art und Anzahl der elektronischen Kassensysteme ist seit 2020 dem Finanzamt zu melden.
• Kassensysteme, die Speicherung der Daten möglich machen, nicht mit dem Sicherheitsmodul nachgerüstet werden können, haben Übergangsregelung bis 31.12.2022.

Einzelaufzeichnungspflicht

• Elektronische Aufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitnah, geordnet und unveränderbar aufgezeichnet und auf einem Speichermedium gesichert werden.
• Kassen müssen so eingerichtet sein, dass alle relevanten Daten in der Registrierkasse selbst gespeichert und abrufbar sind (Kasse erstellt Kassenbericht).
• Kassen-Journal muss während Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
• Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen nicht beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen. Dies gilt nicht, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des §146a verwendet wird.

Belegausgabenpflicht nach § 146a Abs. 2 AO

• Bei elektronischer Aufzeichnung müssen seit dem 01.01.2020 Belege an Kunden ausgestellt werden. Wird keine elektronische Kasse eingesetzt, muss der Beleg manuell erstellt werden (Quittungsblock). 
• Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen können Finanzbehörden aus Zumutbarkeitsgründen von Belegausgabepflicht befreien.

Kassen-Nachschau, Prüfung

• Seit dem 01.01.2018 ist das Finanzamt ermächtigt zur Kassen-Nachschau (Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und Übernahme der Kassendaten in die Buchführung). 
• Die Daten müssen im Falle einer Außenprüfung oder Nachschau in dem in der BSITR-03151 spezifizierten TAR-Format an die Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) übergeben werden. 
• Mangelhafte Ordnungsmäßigkeit wird geahndet.

Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO

• Die Mitteilungspflicht ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit noch nicht umsetzbar.
• Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt Teil I (voraussichtlich im Jahr 2023) bekannt gegeben. 
• Erst nach erfolgter Bekanntgabe kann die Mitteilungsverpflichtung erfolgen.

Verschärfte Aufzeichnungspflichten ab 2020

• Elektronische Registrierkasse ist nicht verpflichtend, jedoch ist die Aufzeichnungspflicht strenger (unabhängig ob elektronische Kasse oder offene Ladenkasse). 
• Kassen-Nachschau als starkes Instrument, um Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zu kontrollieren. 
• Betreiber offener Kassen müssen täglich Berichte erstellen aus denen sich die Tageseinnahmen ablesen lassen